I Progetti di innovazione organizzativa della Procura della Repubblica di Milano

Procura della Repubblica di Milano

I progetti di modernizzazione e innovazione sviluppati nell’ambito del progetto interregionale transnazionale di diffusione di Best Practices negli uffici giudiziari italiani, finanziato e supportato dalla Regione Lombardia con risorse del Fondo Sociale Europeo (FSE). 

Sintesi

La Procura della Repubblica di Milano ha avviato la sua esperienza di partecipazione al progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani” nel 2010, partecipazione protrattasi fino al 2013 grazie ad un ulteriore supporto della Regione Lombardia rivolto a tutti gli uffici giudiziari del territorio aderenti al primo blocco di finanziamenti connessi al progetto interregionale transnazionale.

Dall’esperienza complessiva del cantiere si segnalano, per importanza strategica, innovazione e per modalità di attuazione, i seguenti progetti: il bilancio di responsabilità sociale annualità 2011 e 2012; la realizzazione di una analisi organizzativa condotta mediante l’applicazione del modello di autodiagnosi CAF (Common Assessment Framework). Entrambe le esperienze hanno portato l’Ufficio a maturare la volontà di dotarsi di un sistema di pianificazione e controllo e di avvalersi di un pannello di controllo direzionale. Si segnalano, poi, il progetto di miglioramento dell’efficienza nella gestione degli atti che ha riguardato in particolare l’ufficio ricezione atti; gli interventi di supporto al dispiegamento del sistema SIAMM e all’introduzione del software documentale per la gestione del fascicolo penale (SIDIP). In partnership con il Tribunale l’ufficio ha inoltre realizzato il punto di accoglienza testimoni.

Tra i progetti in corso di attuazione o che la Procura intende attuare nel prossimo futuro vanno segnalati: la realizzazione dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), che ha l’obiettivo di fornire un servizio di prima accoglienza informazione ed assistenza all’utenza, soprattutto non qualificata, e che nel caso della Procura prevede una estensione di alcuni servizi offerti dall’ufficio giudiziario.

Informazioni di contesto

La competenza territoriale della Procura coincide con il Circondario del Tribunale di Milano e comprende 91 comuni dei 134 della Provincia di Milano, oltre al Comune di Limbiate (MB). La popolazione nel territorio di competenza della Procura è pari a 2.566.988 abitanti il 26% dell’intera popolazione regionale e l’83% di quella provinciale. Tali dati assumono una dimensione ancor più rilevante se vengono prese in considerazione le competenze territoriali della Direzione Distrettuale Antimafia che coincidono con il Distretto della Corte d’Appello di Milano, coprendo circa il 60% dei comuni e il 68,5% degli abitanti dell’intera Regione Lombardia.

Nell’anno giudiziario 2011–2012 l’ufficio ha avviato un processo complessivo di revisione della propria organizzazione, in applicazione delle disposizioni CSM. La riorganizzazione ha interessato la maggior parte dei dipartimenti e ha previsto la creazione di nuove aree di specializzazione e la ridefinizione delle materie degli stessi.

I magistrati in servizio presso la Procura risultano essere 81, coadiuvati da 69 Vice Procuratori Onorari (VPO) e da 264 unità di personale di polizia giudiziaria. Il personale amministrativo ammonta a 279 unità.

Il Progetto

A seguire si elencano alcuni dei progetti ritenuti più significativi, le loro finalità ed i principali risultati conseguiti.

Autodiagnosi organizzativa mediante il modello CAF

La Procura ha realizzato la prima autovalutazione, condotta mediante lo strumento di autodiagnosi organizzativa CAF, nel 2011. L’ufficio si è avvalso di un approccio metodologico graduale al percorso di autovalutazione, lavorando nella prima fase con un nucleo ristretto di interlocutori per allargarsi progressivamente a tutto il personale. Condotta da un gruppo di autovalutazione (GAV) interno misto, costituito da magistrati e amministrativi, il lavoro di autovalutazione CAF è consistito nella prima fase nella raccolta di evidenze e sistematizzazione degli approcci utilizzati e di dati di performance dell’ufficio, come previsto nei 9 criteri del modello, a cui sono seguiti incontri di approfondimento che hanno portato alla stesura del Rapporto di Autovalutazione CAF, strumentale alla individuazione e progettazione delle iniziative di miglioramento confluite poi nel progetto interregionale transnazionale “Diffusione delle best practices negli uffici giudiziari italiani”. Da un punto di vista della composizione del gruppo di lavoro, l’ufficio reputa che sia stata una soluzione molto utile ed efficace aver composto gruppi di autovalutazione misti sia dal punto di vista del ruolo, sia dal punto di vista del settore di lavoro di provenienza.

Tra i principali vantaggi, nell’adozione da parte dell’Ufficio di un processo di autodiagnosi organizzativa, si citano i seguenti:

  • l’attivazione di un processo di empowerment del personale volto all’acquisizione di strumenti di autovalutazione che presentano il vantaggio di effettuare una “fotografia” dell’organizzazione, coinvolgendo tutti i livelli di responsabilità degli Uffici e non solo sulle figure di vertice;
  • la condivisione degli obiettivi di miglioramento da conseguire nei prossimi due-tre anni e l’attivazione di nuovi progetti di innovazione;
  • l’acquisizione di una metodologia di analisi dei processi di lavoro e dei risultati ottenuti orientata alla qualità;
  • l’attivazione di un nucleo di competenze interne capaci di supportare i processi di miglioramento della qualità delle prestazioni;
  • il supporto al sistema di rendicontazione sociale della Procura di Milano;
  • l’avvia di una riflessione riguardante il modello di valutazione del personale non togato, finalizzata alla integrazione del modello ministeriale.

Il Bilancio di responsabilità sociale

Nell’ambito del progetto best practices la Procura ha redatto e presentato il Bilancio di Responsabilità sociale per gli anni giudiziari 2011 e 2012. Il Bilancio è principalmente il documento di sintesi di rappresentazione della programmazione strategica, di rendicontazione e di comunicazione dell’ufficio.

I rendiconti hanno adottato una logica valutativa all’interno dei quali sono stati messi in luce i punti di forza, i risultati raggiunti e le criticità ancora da affrontare. L’elaborazione del BRS ha inoltre consentito di definire numerosi indicatori che integrano e sviluppano gli strumenti di gestione e controllo dell’Ufficio Giudiziario.

Per la predisposizione dei BRS, anche in questo caso, è stata importante per la completezza del lavoro la creazione di un gruppo di lavoro, composto da magistrati e personale amministrativo,. Il gruppo ha condiviso l’articolazione della rendicontazione entro “linee di policy” prioritarie e ha definito la mission, la vision ed i valori che fanno da riferimento all’ufficio. La Procura per procedere alla raccolta dei dati e delle informazioni, si è avvalsa anche del supporto dell’Ufficio Statistica presso la Corte di Appello.

Il BRS degli anni giudiziari 2011 e 2012 sono considerati dall’ufficio giudiziario la base sulla quale lavorare negli anni a venire, migliorando progressivamente le informazioni contenute ed eventualmente focalizzando i dati rispetto a esigenze specifiche e contestuali. L’obiettivo è quello di consolidare la struttura delle informazioni necessarie sia al controllo interno sia alla rendicontazione esterna indirizzata ai principali stakeholder degli Uffici giudiziari. Il BRS edizione 2011 e 2012 sono visibili sul sito della Procura.

Punto di accoglienza per i testimoni

Il punto accoglienza per i testimoni, realizzato in partnership con il Tribunale è stato attivato nel 2011 a seguito di un progetto rivolto a questa tipologia di utenti chiamati a presenziare nei processi dal PM, dal giudice o dalle altre parti processuali. A seguito di un’analisi di customer satisfaction -che ha messo in evidenza numerose criticità nei confronti di un “servizio pubblico” molto importante dal punto di vista civico e sociale, la testimonianza, esercitato da cittadini poco preparati ad accedere ad un palazzo di Giustizia delle dimensioni di quello di Milano e spesso privi delle informazioni necessarie per poter svolgere la loro funzione di testimoni- l’obiettivo del progetto è stato quello di migliorare le modalità di citazione dei testimoni nelle cause penali e civili e di sviluppare opportuni servizi informativi e di supporto volti a facilitare l’orientamento del testimone stesso nel Palazzo di giustizia e l’espletamento del suo ruolo.

Il servizio fornisce informazioni inerenti la localizzazione delle aule e degli uffici dei giudici in cui si tengono le udienze, il percorso consigliato per raggiungerli, gli orari oltreché le modalità e la modulistica per il rimborso delle spese di viaggio. Spese che vengono rimborsate immediatamente. I moduli per la richiesta di rimborso spese sono peraltro trasmessi già in fase di citazione a comparire da parte dell’ufficio post dibattimento della Procura o dalle varie cancellerie degli uffici giudicanti.

Il servizio prevede anche il miglioramento dell’accoglienza dei testimoni attraverso la predisposizione di opportuni spazi d’attesa. È stata inoltre prevista la riduzione delle possibili attese dei testimoni attraverso la definizione di un protocollo per l’effettuazione delle udienze di smistamento e della citazione dei testimoni stessi ad orari scaglionati. Sono presenti sul sito della Procura di Milano informazioni aggiuntive e moduli informativi sul servizio.

Miglioramento dell’efficienza nel processo di gestionedegli atti d’indagine

Questo intervento ha riguardato un’analisi puntuale relativa alla gestione delle notizie di reato e più in generale degli atti prodotti durante le attività d’indagine al fine di omogeneizzare, razionalizzare e semplificare alcuni processi caratteristici attraverso la definizione di regole comuni che migliorino la qualità dei processi di lavoro. L’analisi è stata prodromica all’individuazione di possibili nuove funzionalità da implementare sul sistema informatico SICP, in modo che il sistema possa rispondere adeguatamente alle caratteristiche distintive della Procura. In particolar modo il progetto ha previsto:

  • la mappatura analitica dei processi di lavoro attivi presso l’Ufficio Ricezione Atti;
  • la ricognizione delle prassi di lavoro adottate nell’ambito del turno aggiunti, mediante interviste dirette ai magistrati coinvolti;
  • la riprogettazione, omogeneizzazione e razionalizzazione di alcune prassi di lavoro, con specifico riferimento alle richieste di archiviazione e alle richieste di decreto penale.

L’attuazione dell’intervento ha ridotto i tempi di lavorazione dei fascicoli ed un miglior governo dei flussi di lavoro.

Interventi di miglioramento del servizio nella fase di ricezione atti

Gli obiettivi di questo progetto in raccordo con l’intervento precedentemente descritto, hanno riguardato il miglioramento e ampliamento delle informazioni fornite agli utenti, il miglioramento della gestione dell’elevato numero di atti pervenuti e l’ottimizzazione delle modalità di deposito delle comunicazioni di notizie di reato (in accordo con l’Ordine degli Avvocati).

Una delle criticità emerse nel corso della fase di analisi dell’organizzazione dell’ufficio è relativa all’alto numero di richieste inoltrate all’ufficio ricezione atti non pertinenti alle funzioni dell'ufficio stesso, come ad esempio la richiesta di informazioni relative allo stato di avanzamento del procedimento anche dopo che è questo non più in carico alla Procura (es. GIP, Cassazione etc). Tale criticità era ulteriormente amplificata dal considerevole afflusso giornaliero di utenti presso l’ufficio che pregiudicava sistematicamente la regolare erogazione del servizio. Per affrontare questo problema, a partire dall’ottobre 2012, si è attivata una progressiva telematizzazione della modalità di richiesta informazioni effettuate dagli avvocati. Nonostante tale modalità non permettesse all’ufficio di rispondere telematicamente e comportasse quindi l’accesso fisico all’ufficio da parte dell’avvocato per il ritiro in forma cartacea dell’atto richiesto, è stato comunque possibile orientare l’utenza nel richiedere solo le informazioni di pertinenza della Procura. L’ottenimento, nel corso del 2013, di una PEC “dedicata”, ha permesso la completa telematizzazione del servizio, reso ancora più celere grazie alla costituzione di un apposito sportello rivolto a quegli utenti che devono ritirare gli atti richiesti precedentemente per via telematica.

L’intervento sopra descritto si integra con il progetto relativo all’URP il quale, oltre alle funzioni generali relative a tutti gli Uffici del Palazzo di Giustizia (informazioni logistiche e generali, guida ai servizi), erogherà informazioni e servizi relativi ad attività di competenza della Procura. In particolare:

  • Richiesta di certificati e copia d’atti (Archivio);
  • Richiesta dei certificati penali e dei carichi pendenti (Casellario);
  • Asseverazione delle traduzioni;
  • Distribuzione della modulistica e ricerca autorità giudiziaria competente per il rilascio dei permessi di colloquio.

Supporto all’introduzione degli applicativi per la digitalizzazione del procedimento penale

Attività di dispiegamento di software per la digitalizzazione del penale all’interno della Procura di Milano. In ottemperanza con la normativa nazionale, l’obiettivo dell’intervento ha riguardato il supporto al personale e agli uffici della Procura nell’adozione dei nuovi applicativi rilasciati da parte della DGSIA del Ministero della Giustizia al fine di gestire in formato digitale gli atti relativi ai procedimenti penali, a partire dalla ricezione delle Notizie di Reato inviate dalle Forze dell’Ordine sino alla gestione del fascicolo del PM in fase dibattimentale.

All’interno di questo intervento sono rientrate anche le iniziative per il dispiegamento corretto di due software ministeriali: il nuovo applicativo SIAMM per la gestione delle Spese di Giustizia; l’analisi delle corrette modalità d’introduzione di un sistema informativo documentale, con particolare riferimento al software SIDIP oggi a disposizione della Procura.

RIFERIMENTI

Referente del progetto

Referente Michele Delmedico
Ruolo Dirigente Amministrativo

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